Şirketlerin izinli eposta gönderimine devam edebilmeleri için iletim yonetim sistemi uzerinde yapması gerekenler.

23 Ekim 2014 tarihinde kabul edilen ve 1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve 15 Temmuz 2015 tarihinde yayınlanan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında, hizmet sağlayıcılar tarafından alıcılara gönderilecek ticari mesajların, Yönetmelik de belirlenenler dışında alıcının onayı olmadan gönderilemeyeceği, izin dahilinde gönderilen mesajlarda (email, sms) ise alıcılara mesaj almama hakkı sağlanması imkanı gerektiği belirtilmiştir.

İleti yönetim sistemi nedir?

Hizmet Sağlayıcılar İçin Sıkça Sorulan Sorular

  1. İleti Yönetim Sistemi (İYS) nedir?

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik’te yapılan yeni düzenlemelere göre;

  • Hizmet sağlayıcıların mesaj, arama ve e-posta gibi farklı tipteki ileti izinlerini saklayıp yönetebilecekleri,
  • Buna karşılık alıcıların (tüketici) verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri ve izinsiz gönderimleri şikâyet edebilecekleri,
  • Kamu kurumlarının kendilerine gelen ileti şikâyetlerini ve bu şikâyete konu iznin durumunu görüntüleyebilecekleri,
  • Çağrı merkezi, internet portalı ve kısa mesaj numarası üzerinden hizmet verecek,
  • Bütün izinleri zaman damgası ve elektronik imzayla kayıt altına alıp gelişmiş güvenlik standartlarında saklayacak,

Ulusal ortak veri tabanı sistemidir.

  1. Ticari elektronik ileti nedir?

Gerçek ve tüzel kişilerin yürüttükleri ticari faaliyetleri kapsamında mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak veya işletmesinin bilinirliğini arttırmak maksadıyla ve elektronik iletişim araçları kullanılarak yapılan her türlü ticari iletişim, ticari elektronik ileti olarak adlandırılmaktadır.

  1. Hizmet sağlayıcı kimdir?

E-posta, arama, mesaj gibi elektronik iletişim araçlarını kullanarak ticari iletişim sağlayan gerçek kişilerle tüzel kişiler hizmet sağlayıcı olarak adlandırılırlar.

  1. İleti Yönetim Sistemi‘ni ne zaman kullanmaya başlayabilirim?

İYS, 1 Mart 2020 tarihi itibariyle hizmet sağlayıcıların izin girişine açılacak ve kısa bir süre içinde iys.org.tr üzerinden ön başvuru yapılabilecektir.

  1. İleti Yönetim Sistemi’ne nasıl başvurabilirim?

Sisteme başvurmak için İleti Yönetim Sistemi başvuru formu doldurularak gereken bilgi ve belgelerin iletilmesi gerekmektedir. Başvuru esnasında girilen bilgi ve belgeler kontrol edildikten sonra doğrulanır ve hesap kullanıma açılır.

  1. İYS’ye başvuru aşamasında hangi bilgi ve belgeler gereklidir?

Hizmet sağlayıcı gerçek kişiyse; imzaya yetkili kişinin bilgileri, söz konusu belgeleri sağlama koşuluyla, MERSİS numarası yerine T.C kimlik numarası, imza sirküleri ya da imza beyannamesi gerekmektedir.

Hizmet sağlayıcı tüzel kişiyse; vergi kimlik numarası, şirket unvanı, MERSİS numarası ve fatura adresi, firma unvanı ve yetkililerinin yer aldığı ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, tescilli marka bulunuyorsa marka tescil belgeleri (zorunlu değil) ve de ıslak imzalı İleti Yönetim Sistemi Hizmet Sözleşmesi gereklidir.

Ayrıca, imza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, adı ve soyadı, doğum tarihi, cep telefonu numarası ve e-posta adresi gereklidir.

  1. Hesabım açıldı. Elimdeki mevcut izinleri en son hangi tarihe kadar İleti Yönetim Sistemi’ne yüklemem gerekir?

Mevcut izinlerin 1 Haziran 2020 tarihine kadar sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

  1. İzinlerimi İleti Yönetim Sistemi’ne nasıl ekleyeceğim?

İzinleri sisteme ister tek tek ister toplu halde, isterseniz de teknik entegrasyon yoluyla yükleyebilirsiniz.

  1. İYS’ye ekleyeceğim izinler hangi bilgileri içermelidir?

Sisteme yüklenecek izinlerin aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir:

  • İletişim adresi
  • İzin türü (onay/ret)
  • İzin tarihi
  • İletişim kanalı (arama/kısa mesaj/e-posta)
  • İzin kaynağı (1 Mayıs 2015 öncesine dair, mal ya da hizmet temin edilmesine yönelik bir işlem esnasında alıcının elektronik iletişim adresini vermesi, web sitesi, ıslak imzalı onay formu gibi)

Bu bilgiler haricinde alıcının kimlik numarası, adı, soyadı ve benzer nitelikteki kişisel verileri İleti Yönetim Sistemi tarafından talep edilmemekte, alınmamakta ve saklanmamaktadır.

  1. 1 Haziran 2020 tarihine kadar elimdeki izinlerin girişini yapamazsam ne olur?

İlgili Yönetmelik gereğince 1 Haziran 2020 tarihine kadar İleti Yönetim Sistemi’ne aktarılmayan, eklenmeyen izinler geçersiz kabul edilecektir.

  1. İleti Yönetim Sistemi’ne üye olmadan da ticari elektronik ileti göndermeye devam edebilir miyim?

Maalesef hayır. Yönetmelik gereğince İleti Yönetim Sistemi’nde kayıtlı onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemeyecektir.

  1. Onay ne anlama geliyor?

Hizmet sağlayıcının ticari elektronik ileti göndermeden önce alıcının rızasını almasına “onay” denmektedir. Bu rızanın alınması Kanun ve yönetmelik gereğince zorunludur.

  1. Ticari elektronik ileti gönderim onayı nasıl alınıyor?

Ticari elektronik ileti gönderim onayı 3 farklı şekilde alınabilmektedir. Bunlar:

  • Fiziksel ortamda ıslak imzayla
  • Elektronik ortamda
  • İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla

  1. İYS üzerinden nasıl onay alabilirim?

İleti Yönetim Sistemi tarafından katma değerli hizmetler kapsamında sunulacak kısa mesaj numarası, çağrı merkezi veya kısa link aracılığı ile onay alma servisinden faydalanılmaktadır.

  1. Ret bildirimi veya çıkış hakkı ne anlama geliyor?

Ticari elektronik ileti gönderebilmesi için alıcının, hizmet sağlayıcıya vermiş olduğu onayı geri alması, ret bildirimi veya çıkış hakkını kullanması anlamına gelmektedir. Bir bakıma verilen izin geri alınmaktadır.

  1. Ret/çıkış hakkını alıcılara nasıl sunabilirim?

Hizmet sağlayıcı, alıcının gerektiğinde ret bildiriminde bulunabilmesi için kendisi tarafından sağlanan yahut İleti Yönetim Sistemi tarafından sunulan kısa mesaj numarası, müşteri hizmetleri numarası veya sadece ret bildirimine özgülenmiş bir URL adresi türünden bir iletişim adresine ticari elektronik iletide yer vermelidir.

Ticari elektronik ileti hangi iletişim kanalı ile gönderildiyse ret bildirimi de aynı iletişim kanalıyla sağlanır. Bu hizmet kolay ve ücretsiz bir şekilde yerine getirilmelidir. Ret bildirim imkânı, alıcıya gönderilen her ticari elektronik iletide yer almalıdır.

  1. Ticari elektronik ileti içerisinde alıcılara İYS üzerinden nasıl çıkış hakkı sunabilirim?

İYS’nin katma değerli hizmetler kapsamında sunacağı kısa mesaj numarası, çağrı merkezi ve kısa link vasıtasıyla alıcılara çıkış hakkı sunulmaktadır.

  1. Müşterilerimin onay ve ret bildirimlerini İYS dışında alıyorum. Ne yapmalıyım?

Yönetmeliğe göre; İleti Yönetim Sistemi haricinde alınan onay ve ret bildirimlerinin 3 iş günü içerisinde sisteme eklenmesi gereklidir.

  1. Tarafıma iletilen onay ve ret bildirimlerini nasıl takip edebilirim?

Gün içerisinde İYS’ye iletilen onay ve ret bildirimleri için 2 farklı liste oluşturulur. Gün sonunda bu listeler zaman damgasıyla işaretlenir ve tarafınıza raporlanır.

  1. İleti Yönetim Sistemi veri güvenliğini nasıl sağlamaktadır?

İleti Yönetim Sistemi’ne eklenen izinler özel kriptografi cihazları vasıtasıyla, FIPS 140-2 3. seviyedeki güvenlik koşulları kapsamında, her hizmet sağlayıcı için farklı anahtarlar kullanılarak şifrelenir ve saklanır.

  1. İYS’ye yüklediğim izinler hangi sunucularda saklanıyor?

İleti Yönetim Sistemi’ne yüklenen tüm veriler yurt içinde bulunan yüksek güvenlikli veri merkezlerinde depolanır ve hiçbir şekilde yurt dışına çıkarılmaz.

  1. Göndereceğim her ileti için onay almam gerekir mi?

Hayır. Mevzuat gereğince devam eden abonelik, üyelik ya da ortaklık durumu ile tahsilat, bilgi güncelleme, borç hatırlatma, satın alma ve teslimat gibi durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletilerde onay alma zorunluluğu yoktur. İlaveten, hizmet sağlayıcının mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü kapsamındaki durumlarda da önceden onay alma zorunluluğu bulunmamaktadır.

  1. Müşterilerimle hizmet (abonelik, kargo takip, borç durum vb.) bilgisi paylaşıyorum. Onay almam gerekli mi?

Hayır. Mevzuat gereğince devam eden abonelik, üyelik ya da ortaklık durumu ile tahsilat, bilgi güncelleme, borç hatırlatma, satın alma ve teslimat gibi durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletilerde onay alma zorunluluğu yoktur. İlaveten, hizmet sağlayıcının mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü kapsamındaki durumlarda da önceden onay alma zorunluluğu bulunmamaktadır.

  1. Müşterilerime kutlama veya tebrik mesajı gönderiyorum. Onay almam gerekli mi?

Tabii ki. Kutlama, tebrik ve temenni gibi işletmenin tanınırlığını arttırmaya yönelik ticari elektronik iletiler gönderilmeden önce onay alınması gerekir.

  1. Birden fazla işletmem var. Biri için aldığım onayı diğerleri için de kullanabilir miyim?

Maalesef. Alıcıdan her bir hizmet sağlayıcı için ayrıca onay alınması gerekir. Ancak bayilik, acentelik ya da özel yetkili işletme sözleşmelerinde yer alan taraflardan birine verilen onay; sözleşmeye konu olan mal, hizmet veya markayla sınırlı olmak şartıyla sözleşmenin diğer tarafı için de verilmiş sayılır.

  1. Sahip olduğum işletmeye ait birden fazla tescilli markam bulunuyor. Ayrı ayrı izin yönetimi yapabilir miyim?

Evet, tescil edilmiş markalar için izin yönetimini ayrı ayrı yapmak mümkündür.

  1. Başka bir tacire ya da esnafa ticari elektronik ileti göndermeden önce onay almam gerekir mi?

Yönetmeliğe göre, tacir veya esnaf sıfatına sahip alıcıların iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler nedeniyle önceden onay alınması zorunlu değildir. Bununla birlikte, tacir ve esnafların reddetme hakkını kullanması durumunda yeniden onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemez.

  1. Vergiden muaf bir vakıfım/vakıf üniversitesiyim/eğitim kurumuyum. İYS’ye üye olmam gerekir mi?

Eğitim kurumları ya da vakıflar, yalnızca üyelerine ya da öğrencilerine faaliyetleri kapsamında ileti gönderiyorsa üye olmaları gerekmez. Ancak bu kurumlar, üyesi veya öğrencisi olmayan bir kişiye ticari amaçla ileti gönderiyorsa bu kişilerden onay alması ve İleti Yönetim Sistemi’ne üye olup aldığı onayları sisteme yüklemesi gerekir.

  1. CRM programı kullanıyorum. İYS ile teknik entegrasyon yapabilir miyim?

CRM programı kullanıcıları, İYS’nin sunacağı katma değerli hizmetler kapsamında doğrudan ya da entegratör aracılığıyla teknik entegrasyon yapabilir.

  1. Entegratör nedir?

Hizmet sağlayıcılara İYS’ye kayıt, kayıt sonrası izin yönetimi ve teknik entegrasyon gibi hizmetler sunacak, İleti Yönetim Sistemi tarafından akredite edilen şirketlerdir.

  1. Kimler entegratör olabilir?

İleti Yönetim Sistemi tarafından tespit edilecek idari, mali ve teknik yeterliliklere sahip olan firmalar entegratörlük başvurusunda bulunabilirler. Entegratörlük şartları yakın bir zamanda ilan edilecektir.

INBOX’a ücretsiz kaydolun ve İYS sistemiyle entegreli altyapıyla sınırsız gönderimler yapın.

Comments are closed.