Veri Sorumluları Sicili ve VERBİS Sistemi

Veri Sorumluları Sicili, veri sorumlularının kayıt olmak mecburiyetinde oldukları ve veri işleme faaliyetleriyle ilgili bilgileri beyan ettikleri kayıt sistemidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nca hazırlanan bu sisteme Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, kısa adıyla da VERBİS denilmektedir.

VERBİS için başkaca bir tanım yapmak gerekirse; “kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmak zorunda oldukları, işledikleri kişisel verilerle ilgili kategorik olarak bilgi girişi yapacakları kayıt sistemidir” şeklinde tanımlamak mümkündür.

VERBİS, 3 farklı kategoride hizmet sunmaktadır. Sicile kayıt olma yükümlülüğü olan veri sorumluları bakımından yurt içinde yerleşik gerçek veya tüzel kişi, yurt dışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi ve de kamu kurum ve kuruluşları kategorileri olmak üzere 3 farklı alternatifle kurgulanmıştır.

Veri Sorumluları Siciline Kayıt Başvurusu Nasıl Yapılır?

Veri Sorumluları Sicili, 6988 sayılı KVKK’nın 16’ncı maddesinde düzenlemiştir. Buna göre sicil; kurulun gözetiminde başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulmaktadır. Maddeye göre;

“(3) Veri Sorumluları Siciline kayıt başvurusu aşağıdaki hususları içeren bir bildirimle yapılır:

  1. a) Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri.
  2. b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.
  3. c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar.

ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.

  1. d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler.
  2. e) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.
  3. f) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.”

Yurt içinde yerleşik durumdaki gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfasında yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklanarak giriş yapılır.

Firmaların, veri sorumluları siciline kayıt olmak için Kurum’un internet sayfasını kullanmaları gerekmektedir. İşlemleri tamamlayabilmek için kayıt yükümlülüğü kapsamındaki belgeler doldurularak PDF formatında bir başvuru formu oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınıp imzalandıktan sonra Kurum’a fiziki veya elektronik posta yoluyla gönderilir.

Kurum, yapılan değerlendirme neticesinde, başvuru formunda belirtilen e-posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” göndermektedir. Sonrasında veri sorumlusu bir gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” sekmesinden giriş yapılmasını takiben Türkiye’de yerleşik ve T.C. vatandaşı bir gerçek kişi, “irtibat kişisi” olarak atanmaktadır. Veri sorumluları, irtibat kişisi olarak kendisini atayabileceği gibi başka bir kişiyi de atayabilmektedir.

Veri Sorumluları Sicili’ne Kayıt İstisnaları

Kural olarak, veri sorumlularının Sicil’e kaydolmaları gerekmektedir. Ancak KVKK’nın 16’ncı maddesinin 2’nci fıkrasında istisnai haller de düzenlenmiştir. Ayrıca Kurul’a aynı maddeyle, sicile kayıt zorunluluğuna istisna getirme yetkisi de verilmiştir. Maddeye göre; “işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin Kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle” istisna getirilebilmektedir.

Kurul’un 2018 yılında verdiği kararlarla istisna kapsamına giren bazı kurum ve kuruluşlar arasında noterler, avukatlar, siyasi partiler, serbest muhasebeciler, mali müşavirler, gümrük müşavirleri ve arabulucular yer almaktadır.

VERBİS Sistemine Kayıt Tarihleri

Kurul, 19.07.2018 tarihli kararıyla VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün tarihlerini belirlemiştir.

Kurul, 03.09.2019 tarihli kararı ile de yıllık çalışan sayısı 50’den çok ya da yıllık toplam bilançosu 25 milyon Türk Lirası’ndan fazla olanlar ile yurt dışında yerleşik olanların VERBİS sistemine kayıt olmaları gereken son tarihi 30.09.2019’dan 31.12.2019 tarihine ertelenmiştir.

Çalışan sayısı 50’den az olan ve yıllık bilançosu da 25 milyon Türk Lirası’nın altında olup ana faaliyet konuları özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları için son tarih 31.03.2020 olarak belirlenmiştir.

Kamu kurum ve kuruluşları için son kayıt tarihi 30.06.2020 olarak öngörülmüştür.

 

INBOX’a ücretsiz kaydolun ve KVKK uyumlu altyapıyla sınırsız gönderimler yapın.

Comments are closed.